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マイナンバーの準備は進んでいますか

印刷用ページを表示する 掲載日:2015年10月13日更新

事業者は、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得する必要があります。
平成28年1月からは、税務署へ提出する書類、雇用保険に関する書類などに記載して、行政機関などに提出します。

マイナンバーを取得するときは、相手にその利用目的を説明してください。
また、事業者はマイナンバーを含んだ個人情報の保護措置を講じる必要があります。

小規模な事業者でも、マイナンバーを取り扱います

番号法の義務は、事業の規模に関わらず、すべての事業者に適用されます。
よって小規模な事業者も、社会保障や税などの手続きで従業員などのマイナンバーを取り扱い、マイナンバーを含んだ個人情報の保護措置を講じる必要があります。

制度対応簡易チェックリスト

マイナンバー制度に関係する業務は特定していますか?個人番号を記載する必要のある書類を特定し、どの部署の誰が関わるのかを確認しましょう。
個人番号を集める対象者は把握できていますか?役員、従業員(アルバイトを含む)のほか、報酬支払先、株主などの個人番号の受け取りと本人確認が必要です。
個人番号を取り扱う担当者は決まっていますか?取扱責任者、取扱担当者を明確にして、担当者以外は個人番号が入ったデータや書類を見ることができないようにする必要があります。
個人番号を集める際の本人確認方法は定めましたか?本人から個人番号の提供を受ける場合には、なりすましによる詐称防止のため、本人確認が義務付けられています。
ただし、雇用関係などから本人に相違ないことが明らかな場合は、本人確認を不要とすることも認められます。
特定個人情報の保管方法を決めていますか?特定個人情報(個人番号を含んだ個人情報)などを取り扱うパソコン、電子媒体または書類などは、施錠できるキャビネットや書庫などに保管してください。
社内規定の整備、見直しはできていますか?社内や委託先から特定個人情報が漏えいしないよう、安全管理措置が確保された社内規定を定め、従業員の方にも研修と注意喚起を行いましょう。
委託契約書の見直しは終わっていますか?秘密保持義務、事業所内からの特定個人情報の持ち出しの禁止など、委託契約書の内容を見直す必要があります。

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必要となる手続き

平成27年10月~

取り扱いの準備

マイナンバーに関係する事務を確認

番号を記載する書類を確認し、その書類をどの部署の誰が取り扱っているかをきちんと把握しましょう。

対象者と収集・確認方法を決めます

把握した事務をもとに、番号を収集する対象者と、その方法、番号と本人確認をどのように行うかを決めましょう。

社内規定を定め、研修などを行います

番号の取扱ルールや安全管理措置を含めた社内規定を定め、社内全体で共有するために研修などを行いましょう。

番号収集・保管

対象者から番号を収集・保管します

従業員や取引先に対して、番号の提出を依頼します。なお、個人番号の提示を受ける際は、利用目的を明示しなければなりません。
収集した情報は、安全に保管しましょう。

平成28年1月~

提出・廃棄

番号を記載した書類を提出します

税や社会保障で番号の記載が必要となる書類には、番号を記載して提出します。

  • 給与所得者の扶養控除(異動)申告書
  • 退職所得の受給に関する申告書 など
必要なくなった情報は破棄します

法定保存期間を過ぎた情報は、復元できない状態にして確実に破棄しましょう。