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本人通知制度

印刷用ページを表示する 掲載日:2016年11月25日更新

本人通知制度とは

住民票の写しや戸籍謄本などを第三者へ交付したことを、事前に市に登録した方に通知する制度です。
この制度は、住民票の写し等の不正請求や不正取得を抑制し、個人の権利侵害の防止を図ることを目的としています。

この制度は、第三者から登録者の住民票の写し等の請求があった場合に、交付の可否を登録者に確認及び交付ができないようにする制度ではありません。

制度の流れ

  1. 事前の登録 
    通知を希望する人が事前に市に登録する。
  2. 第三者による住民票の写しや戸籍謄本などの取得
    第三者や代理人が登録者の証明書を取得する。
  3. 登録者への通知
    市が住民票の写しや戸籍謄本などを交付したことを登録者本人に通知する。

対象となる証明書

  1. 住民票の写し、住民票記載事項証明書、削除された住民票の写し(削除されてから5年以内のもの) 
  2. 戸籍の附票の写し(除かれた附票を含む) 
  3. 戸籍謄本・抄本(除かれた戸籍を含む)、戸籍記載事項証明書(除かれた戸籍を含む)

登録できる人

  • 小千谷市の住民基本台帳に記載されている人(5年以内に除かれた人も含む)
  • 小千谷市の戸籍に記載されている人(除かれた人も含む)
    ※ただし、国外に住所のある人、死亡した人・失踪宣告を受けた人は登録できません。

登録手続き

登録に必要なもの

  1. 小千谷市本人通知制度登録(更新)申込書
    市民生活課市民係にあります。下記の様式をダウンロードして使用できます。
  2. 本人確認書類
    マイナンバーカード、運転免許証、パスポート、健康保険証、年金手帳など。
    ※法定代理人が申込む場合は、法定代理人の本人確認書類と戸籍謄本等の法定代理人の資格が確認できる書類が必要です。(ただし小千谷市に本籍がある方は不要です。)
    その他の代理人(登録を希望する方から委任を受けた人)が申込む場合は、代理人の本人確認書類と委任状が必要です。

郵送による申込み

申込書に必要事項を記入し、本人確認書類のコピーを同封のうえ送付してください。
その他の代理人が申し込む場合は、申込書の他に代理人の本人確認書類のコピーと委任状が必要となります。
※申込書には連絡のとれる連絡先をご記入ください。

郵送先

〒947-8501 小千谷市城内2丁目7番5号
小千谷市役所 市民生活課 市民係

申請書などの様式

登録期間

5年間(登録した日から5年を経過した日の属する年の12月31日まで)
引き続き登録を希望する場合は、更新手続きを行ってください。

本人に通知する内容

登録した人の住民票の写しや戸籍謄本などを第三者に交付した場合、交付した事実を記載した通知書を郵送します。
通知書に記載される内容は次の事項です。

  1. 交付した年月日
  2. 交付した証明書の種別及び通数
  3. 交付請求者の種別(本人等の代理人、代理人以外の第三者の2区分)

交付請求者の氏名、住所を通知することはできません。

通知書に記載された内容について詳しく知りたい場合は、小千谷市個人情報保護条例に基づき、市長に対して保有個人情報の開示の請求をすることができます。だだし、開示される情報は小千谷市個人情報保護条例の規定の範囲内となります。

通知の対象とならない請求

登録されていても、次の請求の際には住民票の写しや戸籍謄本が交付されても通知の対象とはなりません。

  • 登録者本人による請求
  • 登録者と同一の世帯員による住民票の写し等の請求
  • 登録者と同一戸籍内の人または直系親族による戸籍の謄抄本の請求
  • 登録者を対象としない請求
  • 国や地方公共団体の機関からの請求

登録事項の変更・廃止

転居や戸籍届出などにより住所、氏名、本籍、などの登録事項に変更が生じたときは、登録事項の変更の届出が必要です。変更の届出がないと本人通知の送付が出来ないため、登録を廃止する場合がありますので、忘れないように注意してください。
登録した方が死亡したとき、日本国内に住所がなくなったときは登録を廃止します。

小千谷市役所 市民生活課

  • 住所/小千谷市城内2丁目7番5号(小千谷市役所2階)
  • 開庁時間/午前8時30分~午後5時15分
  • 閉庁日/毎週土曜日・日曜日・国民の祝日、年末年始(12月29日~1月3日)
  • 問い合わせ/市民生活課市民係(電話番号:0258-83-3509)

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